כיצד לעקוב על מלאי בדרך ברכישה מספק בתנאי יבוא – EXW ?

במסגרת הטמעת מערכת Priority ERP, אחת הסוגיות שמנהלי מלאי רבים נתקלים בה היא הטיפול במלאי שנרכש בתנאי יבוא EXW (Ex Works). בשיטת רכש זו, הבעלות על המלאי עוברת לרוכש בשערי המפעל של הספק, עוד לפני שהמלאי הגיע פיזית למחסנים של החברה. במצב כזה, קיימת חשיבות ליכולת לעקוב אחר המלאי כבר משלב זה, אך לעיתים קיימת בעיה כאשר נסגרות שורות הזמנת הרכש ואין מעקב רציף אחרי המלאי.

תיאור הבעיה:

כאשר מנהלים רכש בשיטת EXW, יש רצון להקליט את קבלת הסחורה מיד עם העברת הבעלות בשערי המפעל של הספק. עם זאת, סגירת שורות הזמנת הרכש במערכת Priority גורמת לכך שאין מעקב ישיר אחרי שורות אלו לאחר סגירתן, דבר המקשה על ניהול המלאי באופן מדויק ואפקטיבי.

תיאור הפתרון:

על מנת להתמודד עם האתגר הזה, מומלץ לבסס תהליך שיכלול את השלבים הבאים:

א. הקמת תעודת קבלה מספק מבוססת הזמנת רכש:

• בעת קבלת המלאי (בשלב בו הבעלות עוברת אליכם), יש להקים תעודת קבלה מספק, המבוססת על הזמנת הרכש.

קליטה למחסן מעבר:

• את המלאי יש לקלוט למחסן מעבר ייעודי. במהלך תהליך הקליטה, חשוב לשמור על קישור בין שורות הקבלה לבין הזמנת הרכש. ניתן לעשות זאת באמצעות התאמת ערך שדה 'לפעולה/משטח' בשורת תעודת הקבלה למספר תעודת הקבלה עצמה.

1. נגדיר חוק במסגרת 'מחולל ערכים לשדות' ,כך ששדה 'ברקוד משטח' בשורת הקבלה יתעדכן אוטומטית לפי מספר תעודת הקבלה מהכותרת.
   בצורה זו, תפתח רשומת משטח חדשה במסך 'משטחים' , שתקושר בשורת התעודה בשדה 'לפעולה/משטח' וניתן יהיה לשמור על עקיבות מלאה בין רשומות המלאי במחסן מעבר לבין תעודת הקבלה המקורית
   
2. נבצע מעקב אחר מלאי במחסן מעבר:

• באמצעות השימוש בתאריך תעודת הקבלה המשוקף בשדה 'תאריך תנועה אחרון' ממסך 'מלאי נוכחי במחסנים' , תוכלו לעקוב אחר משך השהייה של המלאי במחסן מעבר ולתכנן את העברתו בהתאם לצרכי המפעל.

ב. העברת מלאי ממחסן מעבר למחסן המפעל

• ברגע שהמלאי מגיע פיזית למפעל, יש להקים תעודת העברה בין מחסנים המבוססת בכותרת על תעודת הקבלה.
  במסגרת תעודת ההעברה, נגדיר חוק ב'מחולל ערכים לשדות' כך שערך המשטח יהיה שווה למספר תעודת הקבלה מהכותרת, וערך השדה 'למשטח' יהיה ריק, כך שהמלאי ישוחרר מהקישור לתעודת הקבלה.

יתרונות הפתרון:

פתרון זה מאפשר ניהול עקבי ומדויק של המלאי כבר משלב רכישתו, תוך שמירה על יכולת מעקב מלאה על רשומות המלאי במחסן מעבר.
בנוסף, תהליך זה יאפשר לכם לזהות את מקור המלאי, לקשר אותו להזמנת הרכש המתאימה,
ולנהל את זמני השהייה של המלאי במחסן בצורה יעילה.

סיכום:

באמצעות השימוש בתהליך המתואר, תוכלו להתמודד בצורה מיטבית עם אתגרי המלאי בשיטת EXW במערכת פריוריטי, ולוודא שהמלאי נמצא תחת שליטתכם מרגע העברת הבעלות ועד להגעתו למחסן המפעל.