נצטרך להיכנס לאתר בכל חשבונית?
לא. זו בדיוק הנקודה. הדרך המומלצת לעבודה שוטפת היא Forward למייל הייעודי
ולשכוח מזה. ההתראות מגיעות אליכם למייל, והחשבונית מחכה בפריוריטי. הכניסה לממשק
נדרשת בעיקר להגדרות, ולטיפול נקודתי בחשבונית שנקלטה עם חריגה.
יש לנו חשבוניות שמגיעות בנייר. זה עובד?
כן. המערכת קוראת גם מסמכים סרוקים ללא שכבת טקסט, בעברית מלאה.
סורקים את החשבונית פעם אחת ושולחים למייל הייעודי, בדיוק כמו חשבונית דיגיטלית.
הפורמטים הנתמכים: PDF, JPG, PNG, WEBP.
יש לנו חמש חברות בקבוצה. איך המערכת יודעת לאן לשייך?
לפי הגורם שאליו ממוענת החשבונית - ה"לכבוד" שכתוב על המסמך. הספק כותב
את שם החברה המדויק, והמערכת משייכת בהתאם. כשהספק כתב משהו לא חד משמעי, החשבונית
נכנסת לחברת ברירת המחדל שהגדרתם, כדי שתראו אותה בפריוריטי ותוכלו
להעביר אותה - במקום שהיא תישאר תלויה באוויר.
הרבה מהחשבוניות שלנו מבוססות הזמנות רכש. זה נתמך?
כן. מספר הזמנת הרכש ("הזמנתכם") ומספר תעודת המשלוח
נקראים מהחשבונית ונקלטים כחלק מהכותרת, כך שהמסמך בפריוריטי נפתח מקושר לתעודה
שבגינה הוא נוצר. מיפוי השדות המדויק נקבע בהטמעה, בתיאום עם מטמיע פריוריטי שלכם.
מה קורה כשהזיהוי נכשל או שפריוריטי דוחה את החשבונית?
מקבלים התראה במייל, והחשבונית מוצגת בממשק עם
הודעת השגיאה שפריוריטי החזירה. משם אפשר לערוך כל שדה, כולל שורות
פריטים, ולשלוח מחדש. אין צורך להקליד את החשבונית מחדש, ואין צורך לחפש מה השתבש.
ומי שמעדיף לעבוד מתוך פריוריטי - מתקן ישירות בטבלת הטעינה ומריץ קליטה מחדש משם.
יש לנו ספק שמבנה החשבונית שלו חריג לגמרי
בדיוק בשביל זה קיימת ההתאמה ברמת הספק. מגדירים לספק הזה התנהגות ייעודית פעם אחת -
איך לקרוא את הכמויות, איך לזהות את השם, איך לרכז את השורות - ומאותו רגע כל חשבונית
שלו נקלטת נכון. את ההגדרות מנהל מנהל המערכת שלכם, בלי תלות בנו.
אותה חשבונית נשלחה פעמיים על ידי שני אנשים. מה קורה?
המערכת מזהה מייל כפול ולא קולטת את אותו מסמך פעמיים. לא תיפתח
חשבונית כפולה בפריוריטי.
שרת הפריוריטי שלנו לא חשוף לאינטרנט
נתמך. החיבור מתבצע דרך מנהרה מאובטחת, ללא פתיחת פורטים נכנסים.
נדרש שיתוף פעולה של גורם ה-IT שלכם להקמת החיבור.
אנחנו עובדים עם ארכיון דיגיטלי וחתימה על מסמכים סרוקים. איך זה משתלב?
Invory קולטת את החשבונית לפריוריטי ומצרפת את הקובץ המקורי לרשומה, כך שפתרון הארכיון
שאתם עובדים איתו היום ממשיך לעבוד לצידה. ולמי שרוצה לאחד את התהליך: יש לנו מודול
נפרד שמבצע סריקה עם חתימה דיגיטלית ברקע, ישירות אל החשבונית שנסרקה.
דברו איתנו ונרכיב יחד את התמונה המלאה.
מה רמת הדיוק של הפענוח?
בפועל - קרוב ל-100%, לפי המדידות שלנו על חשבוניות אמיתיות של לקוחות, כולל מסמכים סרוקים בעברית. החריג האמיתי הוא כתב יד גרוע במיוחד.
וכשמשהו בכל זאת לא מזוהה, הוא לא נעלם: החשבונית מוצגת כשגיאה עם הסבר, לתיקון
ולשליחה חוזרת. שום דבר לא נכנס לפריוריטי שגוי בשקט.
יש הפרש קטן בין סך השורות לסך החשבונית. הקליטה תיעצר?
לא, אם ההפרש בתוך הטולרנס שהגדרתם. הפרשי שער ועיגולי מחיר הם חלק מהחיים: המערכת
קולטת, מיישרת את הסה"כ לפי החשבונית ורושמת את ההפרש כהנחה בכותרת. הפרש מעבר לטולרנס
נעצר ומוצג כשגיאה, כי שם כבר צריך עין אנושית.
קיבלנו חשבונית מחו"ל לפני שהסחורה הגיעה. מה עושים?
שולחים אותה כרגיל. אם הגדרתם שהחשבונית חייבת להתבסס על תעודת קבלה, היא תמתין בלוג
בסטטוס שגיאה. כשהסחורה נקלטת במחסן - שליחה חוזרת אחת, והחשבונית נפתחת מקושרת
לתעודה. לספקים שעובדים במקדמות אפשר להגדיר שהחשבוניות שלהם ייפתחו כחשבוניות מקדמה,
שמתקזזות אוטומטית כשמגיעה החשבונית הסופית.
כמה זמן לוקחת ההטמעה?
שבועות, לא ימים. יש עבודת הקמה גם בצד קריאת המסמכים וגם בצד פריוריטי:
הגדרת סוג המסמך ומיפוי השדות, רשימת החברות, וכיוונון ראשוני מול הספקים המרכזיים
שלכם. אחרי שספק מכוון פעם אחת, החשבוניות שלו זורמות מכאן והלאה.
