מרגישים שתהליך אישור חשבוניות לתשלום איטי ומסורבל?
מוצאים את עצמכם מתנצלים לעיתים קרובות בפני ספקים על העיכוב בתשלום?
נאלצים להגדיר את מאשרי החשבונית לתשלום בכל פעם מחדש למרות שמדובר בספקים קבועים?
לא נמאס לכם לרדוף אחרי בעלי התפקיד הנדרשים לחתום על החשבונית?
המודול הייחודי שלנו יאפשר לכם בקלות לקבוע רשימות מאשרים לחשבוניות ספק בקרה והתראות אוטומטיות לגורמים המאשרים!
- המודול מאפשר לנהל סבב מאשרים לכל סוגי חשבוניות הספק לפי רשימות מאשרים מוגדרות מראש .
- המודול תומך במסכים הבאים: חשבונית ספק , חשבונית ספק מרכזת, חשבונית עסקה מספק.
- ניתן להגדיר לכל מאשר ברשימה את מס' הימים להתראה במייל על חשבונית הממתינה לחתימתו.
- ניתן לנהל דו שיח פנימי בין החותמים על החשבונית – כולל הצגת ההתכתבות הפנימית על גבי הדפסת החשבונית.
- המודול מאפשר אישור דיגיטלי בהתאם לסדר המאשרים עם אפשרות למאשר חלופי לחתום במקום המאשר המקורי.
- כל גורם מאשר יכול לשלוף את רשימת החשבוניות הממתינות לו לאישור, לפי נושא החשבונית (המגיע מהספק כברירת מחדל) ולאשר בבת אחת מספר רב של חשבוניות ספק.
- בתחילת סבב אישורים , מופק מייל לחותם הראשון, ולאחר אישור וחתימה מופק אוטומטית מייל לחותם הבא בתור , לפי סדר המאשרים שנקבע לחשבונית.
- מבוצע תיעוד מס' הימים בהם חשבונית ממתינה למאשר הבא ומופקת התראה במייל.
o ההתראה יוצאת בימי עבודה בלבד (א-ה) למניעת מיילים מיותרים.
o באם חשבונית ממתינה לאישורו מעבר למס הימים המוגדר למאשר זה ברשימה,
אזי מופק מייל משרת הפריוריטי המזכיר למאשר לחתום. - קיימת אופציה שכל חותם יקבל מידי יום למייל דוח המכיל את החשבוניות הממתינות לאישורו – נוסף לאחרונה!
- רשימת המאשרים שחתמו באה לידי ביטוי בהדפסת חשבונית הספק.
- מאפשר למנוע עדכונים המשפיעים על סכום החשבונית לאחר שאחד מהמאשרים חתם.
- מוצג חיווי בכותרת חשבונית הספק על סטטוס האישור (מאושר מלא , חלקי , לא נדרש אישור) , שם החותם הבא והסכום שאושר עד כה.
- בסיום אישור של כל החותמים עובר אוטומטית סטטוס החשבונית ל'מאושרת'.
* לתשומת ליבכם : ניתן לרכוש מנגנון אישורים דומה לתעודת העברה בנקאית -לצורך תשלום מקדמות לספק ובקרה על תשלומי מקדמה אל מול הזמנת רכש שהופקה לספק וכן קיימת אפשרות לצפות בתשלומי המקדמה אל מול הזמנת הרכש.
למצגת הממחישה את מסכי המודול- נא ללחוץ על קישור זה.
לפרטים נוספים אתם מוזמנים ליצור קשר:
צביקה פרידמןפריטק מערכות מידע
zvika@freetech.co.il
נייד 054-7280078