במאמר זה אסקור את הנקודות שעליהם יש להקפיד כשרוצים להוריש במערכת פריוריטי לעובד החדש את כל הההרשאות ,העיצוב והסמכויות שהיו לעובד הותיק שסיים את עבודתו.
1. ראשית עלינו להקים את העובד החדש
הקמת משתמש חדש עבור העובד שזה עתה נכנס לחברה תבוצע באמצעות הפרוצדורה :
מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > משתמשי מערכת > הוספת משתמש חדש
לאחר הקמתו כדאי למלא את כל פרטי העובד במסך : משאבי אנוש > כרטיס עובד ומסך הבן 'נתונים לחברה נוכחית' בדומה למוגדר על העובד המקורי.
2. נקצה לעובד החדש הרשאות לעבודה ביישויות הפריוריטי (מסכים,דוחות , פרוצדורות וכו')
נכנס למסך הבא:
מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > משתמשי מערכת > משתמשי מערכת
נשייך את המשתמש החדש שפתחנו לראש הקבוצה אליו היה מקושר המשתמש המקורי.
חשוב לוודא שאכן המשתמש החדש אכן זקוק לכל ההרשאות הקיימות,
טיפים 😎
- ניתן לצפות בהרשאות של ראש הקבוצה ליישויות השונות בהפעלת פרוצ' : מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > הרשאות > סייר הרשאות
- מומלץ במסך הבן 'קבוצות' לקשר את העובד החדש לכל הקבוצות דואר שאליהם היה מקושר העובד המקורי
3. נגדיר לעובד החדש הרשאות לנתונים כפי שהיה מוגדר לעובד המקורי
הרשאות לנתונים הן הרשאות המגבילות את העובד בצפייה ברשומות מסוימות במסכים שעבורם יש לו גישה.
לדוג' סוכן מכירות יוכל לצפות רק בהזמנות של לקוחות המקושרים אליו.
ההגדרות של ההרשאות מבוצעות ממסך הבן של 'כרטיס עובד' > נתונים לחברה נוכחית.
במסך הנכד ניתן להגדיר הרשאות לצפייה רק בנתונים מסויים לדוג': סוכנים , תקציבים, מק"טים , סניפים , חשבונות חסויים ועוד (ראו צילום מסך מטה להמחשה).
חשוב לוודא שלעובד מסמנים את הרשומות המתאימות או לתת לו הרשאה גורפת לפי הצורך במסך 'נתונים לחברה נוכחית'.
4. נגדיר מהם הרשאות המערכת שאליהם המשתמש יהיה פתוח
הרשאות מערכת הינן הרשאות המאפשרות למערכת אפשרות לבצע פעולות מתקדמות במערכת כגון:
- סנכרון עם outlook
- עיצוב מסכים ותפריטים
- יצוא נתונים לאקסל
- אפשרות לצפייה במחוללי המסכים והיישויות
- מניפוציות באמצעות קוד SQL ועוד
הרשאות אלו מנוהלות במסך הבא:מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > משתמשי מערכת > הרשאות מערכת למשתמש
טיפ 😎
- רצוי לסמן את העובד שעזב את החברה במסך זה כמשתמש שאינו פעיל ע"מ שלא ילקח בספירת המשתמשים הפעילים שעבורם נרכשו רשיונות הפריוריטי.
5. נעתיק לעובד החדש את עיצוב המסכים , התפריטים והשאילתות שהיו לעובד שהוחלף
נשתמש בפרוצדורות קיימות לצורך העתקה מהמשתמש הותיק למשתמש החדש שנכנס לחברה:
- מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > עיצוב מתקדם > תוכניות עזר > העתקת עיצוב של מסכים
- מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > עיצוב מתקדם > תוכניות עזר > העתקת עיצוב של תפריטים
- מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > עיצוב מתקדם > תוכניות עזר > העתקת תפריט אישי
- מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > עיצוב מתקדם > תוכניות עזר > העתקת חיפושים שמורים
6. נחליף בחוקים עסקיים במחוללי הנתונים ובתרשימי ניהול התהליכים (BPM) את החוקים שאליהם היה משוייך העובד המקורי
נשתמש בפרוצ' :
מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > תחזוקה שוטפת > תחזוקת ניהול תהליכים > העתקת חוקים עסקיים ומחולל נתונים
מנהל המערכת > תחזוקת מערכת > תחזוקה שוטפת > תחזוקת ניהול תהליכים > החלפת משתמשים בניהול תהליך