יישום פריוריטי

טיפים לישום נכון של מערכת פריוריטי

במאמר זה נסקור מהם דרכי יישום מערכת פריוריטי , כיצד נבחר מיישם פריוריטי המתאים לפעילות החברה? מתי נפעיל מיישמי פריוריטי מחברה חיצונית? באיזה אופן מנהלים פרויקט העמקת יישום של פריוריטי? ובכלל למה זה חשוב לחברה להניע תהליכים באמצעות מיישם פריוריטי מנוסה.

מהם הגורמים להחלשות יישום תוכנת פריוריטי ?

מערכת פריוריטי משופעת במודולים רבים ואלפי ישויות הכוללות מסכים, פרוצדורות ודוחות רבים. בחברות בעלות תהליכי עבודה מורכבים, המערכת תכלול ככל הנראה גם כמות לא מבוטלת של  פיתוחים פרטיים שמשתמשי הקצה במקרה הטוב יודעים כיצד הם פועלים ולהשתמש בהם ,
ולעיתים עקב תחלופת  משתמשי מפתח או  מיישמים מחברות חיצוניות, אובד יחד איתם הידע הארגוני ובכלל זה מסמכי האפיון ,המניעים ליצירת חוקים עסקיים ותהליכי יישום פנימיים של המערכת.

מטבע הדברים תהליכי יישום שבתחילת פרויקט הטמעת המערכת היו בתאוצה , נחלשים עם הזמן ועם כניסת המשתמשים לפעילות שוטפת, לא תמיד קיימת מודעות לכך שתהליכים שהוטמעו בעבר כבר פחות מתאימים לצרכים העסקיים המשתנים עם התפתחות החברה. 
עם הזמן גם קיימת פחות נכונות מצד משתמשי המערכת לביצוע שינויים משמעותיים בתהליכי עבודה שהוטמעו ונכנסו להרגלי עבודה.
לא פעם אנו נתקלים בניהול טבלאות אקסל צדדיות או ניהול "מידע פנימי" מחוץ לתוכנת פריוריטי, הנשאר ברמה של משתמש הקצה, וזאת רק בגלל שאף אחד לא ממש עמד על כך שהמידע ישוקף במערכת המידע.

תפקידו של מיישם הפריוריטי (Priority)

בדיוק בנקודה זו, מגיע תפקידו של מיישם הפריוריטי לידי ביטוי , כגורם פנים חברתי הלוקח שותפות פעילה בישיבות הנהלה, מכיר את ה"שטח" ולא מוותר על מגע עם כל רמות המשתמשים בארגון: מפועל היצור ואנשי המחסן ועד לרמות ההנהלה הבכירות.
תפקידו לחתור לשלמות הנתונים בתוך המערכת , ולשקף את המידע כך שיהיה זמין לכולם ויוכל להוות בסיס לשיפור תהליכי עבודה וקבלת החלטות.

יישום פריוריטי אינו מבוטא בניהול בלבד של ההרשאות והפקת דוחות קיימים , מאוד חיוני שתהליך היישום יפיח רוח חיים חדשה במערכת המידע ובשיפור התהליכים העסקיים ושקיפות המידע.

הציפיות מצוות יישום פריוריטי מתבטאות ביכולת להניע שינויים , לקרוא את הצרכים המשתנים  עם התפתחות החברה ולתת פתרונות באמצעות מערכת המידע וכלי יישום פריוריטי הקיימים.

מתן ביטוי בזמן הנכון ליכולות המערכת עשוי לשקף מידע שצוות ההנהלה לא היה מודע לו ובהחלט יכול להשפיע על החלטות הנהלה.
לעיתים, רעיון פשוט  ליישום תהליך ידני או חיצוני  בתוך הפריוריטי, יכול להביא לחיסכון בזמן עבודה יקר, מניעת טעויות , וכפילות בניהול הנתונים שבסופו של דבר עולות לחברה כסף רב. 

מי נכון למנות כמיישם פנימי של מערכת פריוריטי (Priority)?

זה יכול להיות מנמ"ר חדש שמגיע עם הכרות שונה של יישום המערכת בחברות קודמות, מיישם פריוריטי ותיק שהגיע מחברת יישום וכבר ראה עשרות חברות  ופרוייקטי יישום של המערכת, ולעיתים זה יכול להיות מנהל תפ"י חזק שצמח בארגון וברור לו שמשהו בתהליכי העבודה התפעוליים משובש ואינו זורם כראוי.
ישנה חשיבות רבה להכרות של מיישם המערכת עם חברות הדומות באופי הפעילות לפעילותה של החברה.
בדר"כ לא מומלץ לגייס מישהו שזה עתה סיים קורס יישום פריוריטי באוניברסיטה, זה אמנם מפתה עקב משכורת נמוכה יחסית שעשויים לתת למישהו כזה, אך זה עשוי לפגוע בהצלחת הפרויקט ללא ליווי צמוד של  מנהל פרוייקטים מנוסה.
רצוי שמנהל המערכת שגם ינהל בפועל את פרוייקט היישום יהיה בעל אוריינטציה מחשובית , וידע בסיסי בניהול מסדי נתונים.
מחד יש יתרון גדול להכרות עם תהליכי העבודה הקיימים לצורך זיהוי נקודות הכשל בתהליך, ומאידך המיישם צריך להיות בעל חזון , כזה שיודע להסתכל קדימה ולהוביל את הארגון ליישום ולשקיפות מידע.

בעיני יש יתרון רב למיישם פריוריטי ותיק שראה פעילותן של חברות רבות ויודע מה ניתן להפיק מהמערכת שעדיין אינו מיושם בחברתו , כזה שמבין את היתרון במערכת מרכזית אחת אליה זורם המידע ויכול לבצע ניתוח אנליטי, ולהגדיר מדדים תפעוליים לצורך עמידה ביעדי מחלקות החברה השונות.

כיצד לנהל תהליך העמקת יישום של מערכת הפריוריטי?

בחירת מנהל פרוייקט יישום פריוריטי

לאחר שזוהה הצורך בשינוי דפוסי העבודה ושקיפות המידע , מומלץ לזמן מס' חברות יישום חיצוניות.
לרצוי לתת עדיפות לחברות שיישמו את המערכת בחברות בעלות אופי פעילות דומה.
לראיין את מנהל הפרויקט המיועד ולקבל המלצות מלקוחות שעבדו איתו ובצעו מולו פרוייקטי העמקת יישום.
לבדוק מהו הותק שלו בתפקיד ובכלל כמה שנים מכיר את המערכת.
רצוי להבין מה יכולות הפיתוח העומדות מאחוריו ולקבל דוגמאות לפיתוחים שאפיין, פיתח ויישם בעברו.

להגדיר שלבי עבודה מתוכננים לתהליך יישום priority

בתחילה תתבצע סקירה מצד משתמשי המפתח לנקודות הכואבות להם.
מתוך נקודות אלו יעלו הנושאים הנדרשים לשינוי והעמקת יישום.
יוגדרו הצרכים והפתרונות באופן כללי העומדים על הפרק.
לכל נושא שעומד על הפרק יוגדר זמן יישום ועלות משוערת למניעת חריגה תקציבית.
יוגדרו קבוצות עבודה לכל נושא מטופל שבכולם יהיה נוכח מנהל המערכת מטעם החברה שיוביל את התהליך ויזמן את פגישות העבודה.
בסיום כל פגישת עבודה יצא סיכום מסודר של פעולות לביצוע עם אחריות ברורה.
יתבצע מעקב מפגישה לפגישה על סיום  המטלות שעלו על הפרק תוך הקפדה על לוחות הזמנים שהוגדרו.
בנקודות בהם נדרש פיתוח או התאמה פרטית יצא אפיון מפורו המהווה תיאום ציפיות בין המשתמשים לבין מנהל המערכת.
על בסיס תאום הציפיות יופק אפיון טכני של הפיתוח הנדרש בפריוריטי והגדרת זמנים ברורה לסיום הפיתוח ותחילת יישומו בחברת האמת.

איפה משתלבת חברת יישום חיצונית וכיצד מסייעת ליישום פריוריטי בחברה ?

תפקידה של חברת היישום וליתר דיוק מנהל פרויקט היישום מטעמה, מתבטא ביכולת להסתכל קצת מלמעלה.
מנהל הפרויקט הותיק שכבר ראה עשרת רבות של חברות  דומות יכול להסתכל אחרת על התהליכים הקיימים, לזהות בקלות מהם הגורמים המשבשים את תהליכי העבודה, ולהציג כיצד ניתן להטמיע שינויים לבצע אחרת תהליכים שכיום מדשדשים.
לא פעם, אין מודעות ליכולת של המערכת להתממשק לתוכנות חיצוניות , לבצע פעולות אוטומטיות ללא יד אדם ואף להציף נתונים לרחבי הרשת המבוססים על מערכת הפריוריטי, חברת היישום תוכל להציג פתרונות יישום מסוג זה שבוצעו לחברות אחרות ולהקל על כניסה והתממשקות למערכות מעין אלו.

ישום פריוריטי ע"י חברה חיצונית מאפשר לבטא את נסיונן של חברות אחרות שיישמו פתרונות ERP שונים, ולהציע לחברה פתרונות יישום מבוססי מודולים או פיתוחים פרטיים שיושמו אצל אחרים או בתוכנות אחרות כמו SAP או Oracle Application וברור שיכולים להוות פתרון לצרכים המשתנים ובסופו של דבר להוזיל משמעותית את הפיתוח בכלל.

למנהל פרויקט  בעל צוות פיתוח איכותי ,יש יכולת להציע בקלות התאמות פרטיות לפיתוחים העשויים לתת ערך מוסף גבוה לחברה , הן ביכולת הבקרה על התהליכי העבודה והן ביכולת להפיק יותר מידע מהפעילות המבוצעת ומדווחת במערכת באמצעות דוחות ומדדים.

יתרון נוסף לביצוע יישום פריוריטי ע"י חברה חיצונית הינו היכולת לשמר את הידע הארגוני,
שלעיתים זולג יחד עם משתמשי מפתח פנימיים שעזבו את החברה.
מאפשר שימור האפיונים ותהליכי היישום , ולהציפם ברגע המתאים עם כניסת העובדים המחליפים.

לחברת היישום החיצונית קיימים משאבים של זמן וכ"א להפיק קורס יישום פריוריטי באמצעותו תתבצע הדרכת פריוריטי.
תהליך ההטמעה יכול לכלול הדרכה פרונטאלית למשתמשי החברה המותאם לצרכים היעודיים שלה או מבוסס על הדרכת Priority אישית וליווי של משתמשי הקצה בעבודה בפועל.

לסיכום, שימוש בידע הנצבר בחברת היישום עשוי למנוע טעויות יישום רבות המבוצעות ע"י גורמים פנימיים שלא תמיד מנוסים ומבינים את המשמעויות.
מומלץ לבצע העמקת יישום פריוריטי ע"י מיישם פריוריטי מנוסה, נדרשת מחוייבות הנהלה לתהליך הן בהקצאת המשאבים והן בקידום נושאים שונים שאלו על הפרק כנדרשים לשינוי.

רוצים לדעת כיצד להמנע מפיתוחים מיותרים? לחצו כאן וקבלו רעיונות!